中國太平洋人壽保險股份有限公司2021年非業(yè)務(wù)檔案整理、搬遷項目 返回列表頁>>

采購公告

尊敬的供應(yīng)商：

我司擬對中國太平洋人壽保險股份有限公司2021年非業(yè)務(wù)檔案整理、搬遷項目進(jìn)行采購，誠邀貴司響應(yīng)。相關(guān)說明如下：

一、采購需求一覽表：

二、具體需求描述

中國太平洋人壽保險股份有限公司2021年非業(yè)務(wù)檔案整理、搬遷項目由上海搬遷至長沙（檔案管理室），供應(yīng)商根據(jù)采購方各類檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和各部門具體需求，制定相對應(yīng)的服務(wù)方案，對部門自存檔案進(jìn)行分類整理、錄入、裝箱及上架，包含整理分類排序、編制件號/卷號、信息著錄、檔案盒信息標(biāo)識、上架、質(zhì)量檢查驗收等分階段的細(xì)分作業(yè)流程，具體作業(yè)內(nèi)容不同門類檔案不盡相同。

1、項目服務(wù)內(nèi)容匯總?cè)缦拢?/span>

2、其它具體事項：

（1）待集中數(shù)據(jù)系統(tǒng)核查

由采購方負(fù)責(zé)將符合集中保管要求的非業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量、類型及盒脊號進(jìn)行整理統(tǒng)計、核查。無目錄檔案由供應(yīng)商負(fù)責(zé)事前進(jìn)行整理統(tǒng)計、核查，待采購方確認(rèn)無誤后將提交供應(yīng)商。

（2）物料準(zhǔn)備

供應(yīng)商待集中數(shù)據(jù)的系統(tǒng)核查后，按照核查后的檔案數(shù)量，對集中所需紙箱、檔案盒條碼標(biāo)簽紙、檔案箱RFID芯片標(biāo)簽進(jìn)行采購申請，保障相關(guān)物料提前準(zhǔn)備到位。

（3）現(xiàn)場抽檢、裝箱

由采購方與供應(yīng)商共同對需移交的業(yè)務(wù)檔案盒脊號、檔案類型、盒內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行抽檢，抽檢后將相關(guān)數(shù)據(jù)提交智能保管系統(tǒng)，由智能保管系統(tǒng)生成《檔案抽檢表》。雙方現(xiàn)場確認(rèn)無誤簽字后再進(jìn)行裝箱，并用唯一編碼的鉛封進(jìn)行封箱。

（4）交接

完成裝箱掃描后，將檔案數(shù)據(jù)提交智能保管系統(tǒng)，由智能檔案保管系統(tǒng)生成《檔案交接明細(xì)表》。雙方共同確認(rèn)《檔案交接明細(xì)表》無誤后簽字，一式三份分別留存。

完成所有檔案交接后，由采購方（上海）填制《檔案交接文據(jù)》并由采購方公司分管總在“移出單位”處簽章，采購方（長沙）接收檔案并核對無誤后由處室負(fù)責(zé)人在“接收保管單位”處簽章，一式兩份分別留存。

（5）裝車

采購方（長沙）現(xiàn)場工作人員與采購方（上海）完成檔案交接后進(jìn)行檔案裝車，裝車前應(yīng)完成車輛安全檢查工作，安全檢查通過后再進(jìn)行裝車工作，裝車時應(yīng)根據(jù)車輛內(nèi)部空間合理碼放，碼放不可超過6層，避免檔案箱損壞。

（6）封車

完成裝車后，由采購方（長沙）現(xiàn)場工作人員對裝車檔案進(jìn)行清點檢查，核查數(shù)量正確及無損壞后，由采購方（上海）及供應(yīng)商共同確認(rèn)車輛起始里程數(shù)據(jù)，完成《車輛里程確認(rèn)表》《裝車運(yùn)輸單》的簽字確認(rèn)。

（7）運(yùn)輸

封車完成后，由采購方（長沙）工作人員在智能保管系統(tǒng)中進(jìn)行入庫申請操作，系統(tǒng)完成入庫申請審批后車輛開始前往目的地，整個運(yùn)輸過程以確保業(yè)務(wù)檔案安全為第一要務(wù)，采購方（長沙）指派專人負(fù)責(zé)GPS追蹤，監(jiān)督運(yùn)輸公司安全將業(yè)務(wù)檔案送達(dá)指定地點。

（8）接車核對

車輛到達(dá)后，司機(jī)按照采購方（長沙）工作人員引導(dǎo)，將車輛停靠在卸貨平臺；接車人員在核對車輛一次性封簽鎖扣正確無損后，記錄車輛里程數(shù)據(jù)，核對車內(nèi)檔案數(shù)量，完成《車輛里程統(tǒng)計表》及《單車運(yùn)輸交接單》的填寫及簽字確認(rèn)。

（9）上架入庫

接車人員在保管系統(tǒng)的智能門禁核對卸車檔案數(shù)量無誤后，組織外包人員進(jìn)行上架作業(yè)；上架完成后，采購方（長沙）工作人員對上架情況及數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，核對無誤后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入智能保管系統(tǒng)。

3、安全運(yùn)輸注意事項

（1）駕駛?cè)藛T標(biāo)準(zhǔn)

駕駛?cè)藛T必須持有國家頒發(fā)的駕駛證，不能有不良駕駛習(xí)慣，不能疲勞駕車，根據(jù)國家交通法規(guī)規(guī)定，駕駛?cè)藛T不可以連續(xù)駕駛四小時車輛，為保障人員安全和檔案正常運(yùn)輸，安排合理開車與休息時間，開車行駛時間應(yīng)為3-4小時到就近服務(wù)站休息，休息時間不能少于20分鐘。

（2）車輛運(yùn)輸監(jiān)控

開始進(jìn)入運(yùn)輸狀態(tài)后，每半小時在微信群內(nèi)發(fā)布一次GPS定位，車速不得超過80KM/小時，夜間10點至凌晨6點車輛人員必須停車休息。采購方（長沙）安排兩人隨時抽查車輛GPS信息。

（3）車輛的保養(yǎng)與維護(hù)

供應(yīng)商物流車輛要定時進(jìn)行保養(yǎng)，對車輛的任何部位都要進(jìn)行檢查，避免在行駛過程中出現(xiàn)意外，工作小組隨時對車輛消防設(shè)施、輪胎備胎，剎車系統(tǒng)進(jìn)行檢查。

（4）保密工作

①參于整理、搬遷、運(yùn)輸人員均為供應(yīng)商正式員工，運(yùn)輸人員的人員檔案需提前向采購方備份，供應(yīng)商與采購方簽訂保密協(xié)議，承擔(dān)相關(guān)失、泄密責(zé)任。

②供應(yīng)商在檔案運(yùn)輸過程中必須配備保安押運(yùn)；除服務(wù)區(qū)外不可隨意停車，不可打開車輛箱體的一次性封簽鎖扣，如遇鎖扣損壞，應(yīng)及時向采購方進(jìn)報備，并從新更換一次性鎖扣。

（5）應(yīng)急預(yù)案

①堵車

運(yùn)輸時如遇交通堵塞，車輛無法繼續(xù)行駛的狀況時，押車人員需立即上報車輛擁堵位置，并向采購方進(jìn)行報備。

②惡劣天氣：

運(yùn)輸時如遇霧霾，大雨，冰雹等惡劣天氣，應(yīng)及時安全位置停車，并向采購方進(jìn)行報備，待天氣正常后繼續(xù)運(yùn)輸。

③交通事故:

發(fā)生未造成人員傷亡的交通事故時，司機(jī)或隨乘人員應(yīng)注意保證自身安全，保護(hù)好現(xiàn)場，立即撥打122電話報警，向保險公司報案，同時向采購方、供應(yīng)商進(jìn)行報告。因特殊情況需改變現(xiàn)場的，要做好標(biāo)記，盡可能找到證明人，取得聯(lián)系方式。

當(dāng)交通事故造成人員傷亡時，應(yīng)視情況開展自救或撥打120。當(dāng)司機(jī)或隨乘人員生命受到威脅時，在保持與政府有關(guān)部門和采購方、供應(yīng)商的聯(lián)系，應(yīng)急人員到達(dá)后方可離開現(xiàn)場。

供應(yīng)商接報后立即組織相關(guān)人員迅速趕赴現(xiàn)場，配合政府有關(guān)部門積極采取應(yīng)急處置。根據(jù)現(xiàn)場情況，供應(yīng)商及時通知傷者家屬趕到就治醫(yī)院，配合醫(yī)療救護(hù)人員開展醫(yī)療救護(hù)，并及時開展善后處理。

三、響應(yīng)文件要求

（一）報名截止時間

2021年10月18日，下午17點。逾期不予受理報名。

（二）響應(yīng)文件編制要求

1.嚴(yán)格按照我司提供模板編制，不得修改模板。（技術(shù)標(biāo)可根據(jù)自身情況進(jìn)行編制）

2.響應(yīng)文件、報價文件、技術(shù)標(biāo)須加蓋公章。

3.公司營業(yè)執(zhí)照、評估資質(zhì)復(fù)印件（加蓋公章）。

4.以上報價文件及營業(yè)執(zhí)照加蓋公章后上傳至系統(tǒng)附件。

（三）聯(lián)系人：

采購聯(lián)系人：羅乃倩，021-33965083。

需求聯(lián)系人：李珍，021-33965038。